ISO 31030: dal Travel Risk Management alla valutazione dei rischi

Data pubblicazione: 05/07/2023
Categoria: News - Autore: Simone Addari

I lavoratori trasfertisti nei loro viaggi affrontano rischi significativi legati alla salute e alla sicurezza sul lavoro. La loro mobilità implica frequenti sfide legate all'adattamento culturale, alla lingua, alle norme legali ed al cambiamento, esponendoli a situazioni impreviste e potenzialmente pericolose. Ad assicurare la loro sicurezza è il Datore di Lavoro che valuta in modo specifico i rischi che possono derivare non solo dallo svolgimento delle mansioni, ma anche dal luogo ove queste mansioni vengono svolte.

Il travel risk management è un aspetto essenziale per garantire il benessere dei lavoratori durante i viaggi d'affari e mitigare i rischi associati.

Cosa vuol dire travel risk management

Il travel risk management (gestione dei rischi legati ai viaggi) è un insieme di strategie volte a identificare, valutare e mitigare i rischi associati ai viaggi d'affari o alle operazioni internazionali di un'organizzazione. Si concentra sulla sicurezza e sul benessere dei viaggiatori durante i loro spostamenti.

Il COVID-19 e la forte instabilità geopolitica in Europa ha posto un importante accento sulla corretta gestione dei rischi legati ai viaggi, tale da divenire un aspetto fondamentale per le organizzazioni che inviano i propri dipendenti in viaggi d’affari.

La ISO 31030:2021 sul Travel Risk Management fornisce le linee guida per una corretta gestione delle incognite legate ai viaggi/trasferte/missioni aziendali in modo che siano conformi alle normative italiane vigenti.

La ISO 31030:2021

La ISO 31030 è un riferimento di alto livello per le aziende che vogliono anticipare e valutare i possibili rischi degli spostamenti; la ISO arriva a colmare il gap normativo lasciato nei lavori che vengono svolti all’estero assistendo il Datore di Lavoro nell’assumere decisioni consapevoli sulla base di valutazioni del rischio fondate su metodologie solide e su informazioni aggiornate ed esaustive.

Lo standard ISO si compone principalmente di quattro punti:

Portata, contesto e criteri di rischio. Definire e integrare la portata e gli obiettivi del programma di gestione di rischi, assicurando alla propria forza lavoro di viaggiare e lavorare in un ambiente sicuro e protetto e disporre di sistemi che aiutino ad affrontare situazioni di emergenza;
Processo di valutazione e gestione dei rischi di viaggio - Travel Risk Assesment. Identificare, analizzare, mitigare e gestire tutti i rischi suscettibili di provocare un impatto, diretto o indiretto, sul regolare e sereno svolgimento di una trasferta di lavoro. A tale riguardo, è fondamentale stabilire chiaramente ruoli e responsabilità e delineare un processo chiaro e ben definito, basato su un’attenta valutazione dei principali fattori di rischio e su una corretta ed efficace individuazione e implementazione delle relative contromisure;
Viaggi e gestione operativa. Attuare efficacemente adeguati processi e misure di gestione del rischio. La Travel Risk Policy, integrata secondo le indicazioni dello standard, deve essere comunicata efficacemente all’interno dell’Azienda, al fine di aumentare la consapevolezza della forza lavoro in trasferta, anche ricorrendo ad una efficiente, chiara e immediata strategia di formazione;
Registrazione e reporting. Attivare un sistema che consenta di rivedere su base regolare l’efficacia del proprio programma di gestione dei viaggi. Il monitoraggio e la raccolta delle informazioni, anche ricorrendo alla tecnologia, devono consentire una continua revisione del processo al fine di valutarne l’efficacia e la rispondenza a eventuali mutate esigenze.

La norma ISO promuove l'importanza di utilizzare fonti di informazioni affidabili e aggiornate, coinvolgere esperti qualificati e considerare le specificità delle diverse destinazioni e tipologie di viaggio.

Il Travel Risk Assesment

Il processo per garantire la sicurezza dei viaggiatori è un processo diversificato in cui una fondamentale tappa è il Travel Risk Assesment, ossia, la valutazione dei rischi di viaggio. Consiste nell'analisi dettagliata dei potenziali rischi e delle minacce che i viaggiatori possono incontrare durante i loro spostamenti, sia a livello nazionale che internazionale. L'obiettivo principale del Travel Risk Assesment è identificare e valutare i fattori che possono mettere a rischio la sicurezza, la salute e il benessere dei viaggiatori, al fine di prendere le misure necessarie per mitigare tali rischi.

La valutazione dei rischi di viaggio può includere diverse componenti, tra cui:

1. Destinazione di viaggio: è fondamentale l'analisi della situazione politica, delle condizioni di sicurezza, dei rischi sanitari, delle condizioni meteorologiche e di altri fattori locali che potrebbero influenzare la sicurezza dei viaggiatori;

2. Analisi delle criticità: viene effettuata un'analisi delle criticità potenziali che possono sorgere durante il viaggio, come il terrorismo, la criminalità, gli incidenti stradali, i disastri naturali o le emergenze sanitarie;

3. Profilo dei viaggiatori: è importante prendere in considerazione il profilo dei viaggiatori, come ad esempio l'età, il genere, l'esperienza di viaggio, le esigenze speciali e la storia clinica pregressa;

4. Mezzi di trasporto: si prendono in considerazione le statistiche di sicurezza, l’affidabilità dei fornitori di servizi di trasporto e i potenziali rischi associati a ciascun mezzo;

5. Servizi medici e sanitari: si valuta la quantità e la qualità delle strutture sanitarie locali, dei servizi di emergenza, delle vaccinazioni consigliate e delle misure preventive per la salute dei viaggiatori.

Il Travel Risk Manager

Il travel risk manager è un professionista dedicato alla sicurezza e al benessere dei viaggiatori aziendali. Questa figura è cruciale nel garantire l’adozione di misure appropriate per proteggere i lavoratori durante i loro spostamenti e per gestire efficacemente le situazioni di emergenza che possono sorgere durante i viaggi.

Le responsabilità di un travel risk manager possono includere:

Valutazione dei rischi: è responsabile di condurre valutazioni approfondite dei potenziali rischi di viaggio, anche con l’ausilio di partner esterni;
Sviluppo di politiche e procedure: sviluppa e implementa politiche, procedure e linee guida per garantire la sicurezza dei viaggiatori;
Monitoraggio e allerta: mantiene un costante monitoraggio delle condizioni locali e delle minacce emergenti;
Formazione e sensibilizzazione: fornisce formazione e orientamento ai viaggiatori sull'importanza della sicurezza dei viaggi e sulle misure preventive da adottare;
Gestione delle emergenze: in caso di situazioni di crisi o emergenze durante i viaggi, il travel risk manager coordina l'attivazione dei piani di emergenza, l'organizzazione dell'evacuazione dei viaggiatori e la comunicazione con le autorità competenti.

In un mondo sempre più globalizzato e complesso, affrontare i rischi legati ai viaggi richiede una pianificazione oculata, un’accurata valutazione dei pericoli potenziali ed un'attenta gestione delle situazioni impreviste. Integrare il travel risk management nelle politiche aziendali contribuisce a preservare la reputazione dell'azienda e a ridurre il potenziale impatto finanziario delle situazioni di emergenza

È però necessario ricordare che la sicurezza dei viaggiatori è una responsabilità condivisa tra i singoli individui, le organizzazioni e le autorità competenti. Solo collaborando e lavorando insieme, è possibile creare un ambiente di viaggio più sicuro e proteggere la vita e il benessere dei lavoratori che si avventurano in terre straniere.

Contatta l’esperto Ambimed per organizzare il tuo TRAVEL RISK ASSESMENT